效率的极简主义原则


有时候,你发现总有那么些日子,你一整天都忙得团团转,但是什么关键的事情都没有干成。那些日子里,你忙于查看邮件,参加会议,回应同事的问题,还有其他看起来就很琐碎的细枝末节。

每一天,你都会疲于各种例行任务。仔细回想一下,你有多少次想也没想就从床上弹起来,穿好衣服,浏览一下邮件,参加每周例会。


这些时候,我们关闭了自己,开启自动循例模式。我们几乎不会停下手中的工作想一想,我们的日常安排是不是足够合理。很有可能你没有意识到,你的日常任务已经浪费了你的大量时间。

我们来做一个情景假设,有一个同事走到你的办公桌旁边,邀请你和他一起去吃午饭。于是,正在打报告的你就停下来了。你马上意识到你现在必须作出决定。要么你就拒绝他的邀请继续工作,要么你就休息一下吃个饭。
此时为了更明智地考虑你的选择,你最好作出对你和你的工作最有利的决定。当你在任务中间及时意识到这些点的时候,你就可以减少冲动决策,更加高效地利用时间。

管理脑力有技巧,效率更上一层楼

一次只有一项任务的情况几乎不会出现。我们为了让所有事情都完美地结束,被迫同时应付他们。你应该对你的邮件分类吗?还有你需要准备一下今天的会议吗?谨慎决策可以帮你节省脑力。

不幸的是,多方兼顾这一行为会造成精神疲劳,减少可用的精神能量。这种情景一般发生在我们过度使用执行功能的时候,执行功能是大脑帮助我们应付,管理和约束的部分。

在你为接下来的会议做准备的时候,如果你关掉了邮件提示音,你就已经省下了不断提醒自己把注意力拉回到准备工作上的麻烦,而且你还有精力去处理有意义的工作。

加利福尼亚大学2012年的一项研究表明,当我们处理任务,比如创造性问题解决的时候,如果我们时不时让大脑胡思乱想一下,我们的表现将会有所提高。所以我们怎么能让思绪就这么飘走又不至于迷糊睡过去呢?

你可以很有创意地让大脑“神游”,在已经全神贯注于一个特定的工作上一段时间之后,做一些不相关的,大脑负担也比较小的活动,比如收拾桌子,做午饭。你也可以让大脑被动地“分神”,先让自己意识模糊,同时要明白你现在心烦意乱,如果要重新回到工作里,你必须集中注意力。这两种方法都可以让大脑休息一下,更有效地处理问题。

微调声音,灯光和物件,打造高效的工作空间

间歇性话语指的是你时不时会听到的只言片语——基本上是办公室里的闲聊。有好几个研究都表明,间歇性话语对集中注意力,阅读和开展工作的能力有消极影响。

所以,当你想高效完成工作,关上办公室的门,或者预留意见会议室或许是一个有效的方法,这样你可以避免周围的闲聊让你分心。

另外,特定的灯光也会提高你的效率。蓝色光和明亮的白光都会对集中注意力有积极影响,也可以帮助你应对精神疲劳。

英国的一项研究把两个几近相同的办公环境放在白光和蓝白光这不同的灯光之下。在蓝白光下工作的人在专注和工作表现上都有明显的改善。

但是,如果你没有办法改变你工作环境中的灯光,你可以通过整理你的桌面,让工作环境有明显的变化。那些便条,零散的纸张和免费样本都在用力挤占你的注意力,从而让你不能足够专心去处理最重要的那些工作。

让人难以伸展的座位也制约了你的工作效率。如果你有足够的空间可以偶尔站起来,来回踱步,你会惊讶地发现,你的专注力变得更加敏锐,重新回到工作的时候,你也有了一个比之前更加有效率的思维模式。