想要工作更高效,关注重点很重要



在当下,我们每个人都比过去任何时代都消费得更多,也创造得更多。每一天,我们都被大量的信息围攻,成百上千的邮件和电话驱赶着我们去完成各种事情

许多人事必躬亲,忙碌到精疲力竭,从来不对重要和次要的事情进行区分和取舍。我们为了每天能够尽可能处理更多的事情甚至总结出了高效技巧。但是处理更多的事情并不一定意味着解决好。大部分时候,那些终日劳顿的人其实是把精力花费在了零零碎碎的不重要的或者非必须的事情上面。为了不让这种情况出现,我们必须给自己设定边界,促使我们专注于真正必要的事情上

专心做重要的事情,我们可以用最少的精力获得最大的价值
懂得适当限制自己的人会明白在生活中的方方面面都应该把精力集中在真正重要的事情上。有意识地减少每天需要应付的事务,真正重要的事情会被处理得非常完善。因为我们如果每次只处理最重要的一项事务,比起同时处理二十项事务,事情虽然少,但是完成得更快更好
谨慎地给自己设限,让我们在处理真正有意义的事情上更加高效

专心做要紧之事前,本末主次先理

当你想专注于最重要的事情,你必须先弄明白对你而言真正重要的是什么。你一旦清楚什么是你不可或缺的,随即你就可以把你生活中不必要的事情都抛诸脑后了

那你怎么分辨哪些才是真正重要的?你要认真判断这些事情会对你的生活产生什么样的影响,和你的长期目标是否匹配。这个时候不断地给自己提问,比如下面这些问题,可以帮助你理清思路
我的价值观和目标是什么
我看重什么?我喜欢什么
哪件事情会对我的生活产生最大的影响
长远来说,哪件事情的影响最大
我真正需要什么?哪些只是我的欲望?

为了彻底弄清楚这些问题,你要习惯性从自己的角度跳出来,从旁观者的角度去观察自己的人生

生活的方方面面都是如此。你也可以这样问自己
我的主要目标是什么
哪些义务和责任是非常必要的
我的那些计划和我的长远目标相符
我究竟需要多少邮件
我真正需要哪些财产

如果你了解了自己的轻重缓急,你就能对你所有的任务,计划和其他的义务责任有多重要做出评判。把时间花在寻找这些重要问题的答案上是很值得的
实践你的本末次序:做明确的决

生活缺少约束就如同购物不顾额度。着眼于真正重要的事情是因为我们能力有限。适当限制自己是为了把精力集中在必要的事情上换言之,我们不要把时间和精力浪费在不值得的东西上
这里的重点不是在束缚自己,而是谨慎地为自己设定边界,解放自己的时间和精力去做重要的事情,摆脱琐事的纠缠。放弃无价值的计划,我们就能把时间花在我们喜欢的计划上

举个例子,如果你的家庭在你心里是绝对优先的,那么你就不应该把你的空闲时间送给需要帮忙的泛泛之交,而应该多陪伴你的孩子。也就是说,我们要让身边的人明白理解我们的时间有限,我们的主次是很明确的。这样,身边的人才会同样珍视我们的时间和精力,才不会因为不重要的事情打搅我们

的人其实没有他们想象的那么得罪人。恰恰相反,他们常常一下子就赢得了周围人的尊重:周围的人随即明白无法事事期待他们的帮助,也无法让他们为了自己的微不足道的事情而从他们的要紧事情中抽身出来

因此,我们要学会划分优先顺序,学会拒绝,还要让别人也清楚我们的边界在哪里

欲改变生活,先改变习惯

如果你想让自身有长远的改变,你必须先形成并延续新的习惯
每次只专心培养一个习惯的效果是最好的。这个新的习惯要是每天都得到你的实践的话,会变成你的第二天性

为了确保你的动力不会消逝,你可以把你的计划告诉别人。情况理想的话,你也可以和同样想要培养习惯的人合作,在这个过程中相互鼓励

一旦你有一个团体,也就是有观众的话,他们会敦促你对你的行为负责,这样你的新习惯就更不容易夭折或者自生自灭。如果你每天都坚持写进度报告,你能够形成新习惯的可能性会逐渐提高

在做这些的同时,你还要给自己定下适当的目标。但是这些目标不能过于简单容易,不能很轻易就会实现。这样可以避免失败的一大源头——动机降低

对人生产生的积极影响的习惯包括以下几种
一天只查看邮件两次
每天早上处理一天中最重要的三项任务
每天做五到十分钟运动
每天都摄入水果

缓慢但坚定地形成你的习惯
们中的大部分人都不会选择从小处着手,而是急功近利,希望第二天所有事情都会完全转变。结果就是,很多人在在失败的沮丧中放弃了。这就是为什么我们为某些长远的改变而制定的计划频频流产的原因了

但是情况完全可以是另一番模样。坚持是创造习惯的关键。而你最有可能达到坚持不懈状态的方法是从细微处着手,慢慢向目标靠近

当你想要养成一个新的习惯时,你从越细微的地方开始,你的胜算也就越大。这是因为,如上文所说,急剧的大改变通常会失败,而失败会消磨你的意志,让你直接放弃计划
只有在新习惯上不断坚持才能让最成功的改变发生。为了确保你的初心永不干涸,你要一直保持小步慢走

比如说你想要培养起每天锻炼身体的习惯,把每天锻炼五分钟作为开始完全没有问题:毕竟对你来说真的很少。用这个方法,整个过程就会在一个又一个小小的成功的时刻中悄悄进行着
习惯是改变的核心。坚持是成就新的习惯的秘密武器

一次只盯着一个目的看:按照目标,子目标,计划和任务的层级来思
制定目标很容易,实现目标却困难了不只是一点半点。我们需要精力,焦点和动力——这些都非常有限

这就是为什么当我们专心于一个特定的目标的时候我们更容易成功。假如你有一个可以在半年到一年内达到的目标,无疑你会朝着这一个目标火力全开

为了离首要目标更近一步,你可以把它分成几个更小一些的,一段时间内,例如一个星期,能够实现的子目标。你每周实现一个子目标,也就意味着你每周就向首要目标迈进了一步
接下来要做的就是为每一项工作制定一个计划。你要明确每个计划结束的时候,你想要达到一个什么样的程度和状态。为了达到这样的程度和状态,你应该设计一系列能够尽快上手的明确的任务。如果可以的话,最好是三十分钟内就可以完成的任

为了保证你可以完成所有的计划,你最好不要一次启动太多个计划。每次选择不超过三个计划,而且在上一个计划完成之前不要开始下一个

这些计划与你的首要目标相关程度越大越好

保持专注——活在当下并且对每项任务全神贯

全神贯注是你最重要的工具

当任务正在进行中的时候,你要对重要的,基本的事情保持关注。想要一天有一个高效率的开始,那么就首先处理最重要的任务,然后是第二重要的,以此类推

应该对当下正在进行的任务全神贯注。多任务和随时出现的干扰都会降低你的效率
如果你感觉自己实在忍不住要分心了,那就暂停一会儿,深呼吸,再把你的注意力重新拉回到眼前的工作中

出于应对偶尔迸发的思维或者其他可能影响工作进度的干扰的目的,你可以把一本笔记本或者一张纸一直放在手边。无论你的脑海中忽然浮现出了什么,你就马上把它写下来,然后迅速把注意力再次集中到你应该做的事情上

为了每一个任务都得到你全部的关注,学会活在当下,聚焦于现在而不是不停的思考过去与未来就非常重要。这让我们生活得更快乐,也让我们得以保持沉浸在工作当中

在我们的日常生活中,我们也要学会关注当下。当我们吃饭的时候,我们就好好吃饭不做其他的事情。当我们锻炼身体的时候,我们就专心锻炼身体不做其他的事情。我们必须习惯集中注意力做一件事情。这种专注就像沉思冥想一样,帮我们活在当下,享受当下

用最重要的事情来开启你的每一天

们不是完成计划——们是完成任务。为了完成得更高效,我们每次只着眼于一个任务。一心多用没有效果

为了拒绝拖延和一心多用,你可以把任务分割得非常小,小到你可以很快就解决,比如半小时。庞大的任务通常都无法完成,是因为拦在眼前的障碍实在是太大了。任务越小,我们就越有可能完成

还有一个很有用的方法就是选出三个MITMost Important Task,最重要的任务),你必须在早上面对其他事情和任务之前就处理好这三个MIT。每天首先处理最重要的任务,你就确保了不论那天接下来发生了什么,你都离到达目标更靠近了一步

MIT应该和你的目标关系越大越好,这可以促成目标的实现。你最好认真谨慎地提前选择好你每天的MIT,每天早上就可以直接开始。

缩短处理邮件的时间,提升效

你可能和很多人一样,在看邮件和写邮件上花费大量的时间。然而,邮件对你向着目标前进的过程没有丝毫帮助,甚至没有联系

也就是说,尝试着去缩短处理邮件时间非常必要

首先把收件箱的数量减少到一个,然后你就可以更快地浏览你的邮件了,另外,不管你什么时候打开收件箱,都要一次把它全部看完

下面是一些减少查邮件的时间的技巧
严格限制次数,例如每天只查两次邮件
不要在你工作得正起劲的时候看邮件,而应该在午饭时间或者从工作中脱身了的时候看
关掉所有邮件提示,只有在你想看邮件的时候才看,而不是发件人要你看
减少进入的邮件,无关的邮件比如图片转发,每日趣闻马上删除
设立一个筛选程序为特定的发件人分组

把无关紧要的东西都归类到一个文件夹,方便你在以后某个时候,比如一星期结束的时候查看
把你的收件箱用作为一个待办事项清单是非常实用的一个技巧。每当你看完一封邮件的时候,就把它清出你的收件箱。如果里面有需要完成的任务,那就马上去完成,或者在另外的待办事项清单里面做好标记

写短邮件也同样重要。通常来说,三句话就已经足够表达你的意思了,邮件写得短,你花在上面的时间也会大大缩短