摆脱低效率工作环境的影响


单调枯燥的电话铃声一直在响,终于转入了语音留言。另一边,同事们打电话的密度没有半刻松懈,这个刚放下话筒那个又拿起来。

坐在你对面的一群女同事正在趁着工作的间隙热烈地讨论着昨晚综艺节目的萌娃奶爸,电视剧的峰回路转。

你无力地盯着电脑屏幕,努力回想着,你的思路被要开会的消息打断之前到底延伸到了哪里。

终于开完了会,新来的同事缠着你问这问那,央求你帮个忙。你实在是不明白,为什么这么简单的事情TA都要去麻烦别人。

老板已经几天不见人影了,一出现就叫所有人都停下手里的活,因为当前的这个项目已经因为其他的原因夭折了。这种情况也不知道是今年第几次发生了。

办公室里面顿时充满了愉快的气氛,大家胡乱说着什么“下次加油”之类的鼓励的话。你对于所处的工作环境快要绝望了。

但是这种情况还不至于完全没有希望,如果你的固有习惯和行为模式可以彻头彻尾地改变的话。说起来很容易,做起来也不难,下面有一些建议。

ž 买一副降噪耳机

一副降噪耳机可以让你的整个世界都清净了,不论你周围有多吵,聊八卦也好装修也好,你都可以不受干扰。但是带上降噪耳机沉浸在工作之前,你最好在椅背上贴张纸条,提醒别人不要猛地就拍肩膀。如果你是毫无预料和防备的话,忽然靠近还是挺吓人的。

ž 在时间上要有坚定的原则

其他部门的同事时不时会过来打断你的工作,有时候是需要你的帮忙或者建议,有的只是纯粹过来闲聊。不论他们的目的是什么,一旦有个开始就会没完没了,你的工作只会被一而再再而三地打断。

其实你可以用一种很有趣的方式来解决这个问题。比如说买一盏写着“直播中”的灯放在桌子边上,或者放一个拦门的天鹅绒绳子拦在你的办公桌前,电话的自动回复也挺有用,只要能传达出“现在(有可能是一整天)我很忙没有时间”的信息就可以了。

ž 分割时间段

前一天晚上或者当天一大早可以事先计划一下自己什么时间段做什么。工作的时候只要看一下自己的计划就知道“这件事情做到十二点就停下”,“那个任务一直做到两点”。

繁琐的杂事也要安排一个时间段,比如回邮件。其它时候就直接关掉邮件的提示音。

告诉你身边的人,包括同事和亲友,有急事才打电话,真有急事就不要发短信或者发邮件。所以一旦有来电,都一定是重要的有意义的事情。

ž 工作可以分成创造类和回应类

为了更有效率地分割时间段,你可以把工作分成创造类和回应类。

创造类工作是那种你从始至终都得全神贯注,用尽脑力的工作。这类工作适合安排在早上精神比较好的时候。

回应类工作包括接电话,回邮件,去开不算太重要但是躲不开的会等等。这些可以中午之后做。

在做创造类工作的时候,无关的事情一律屏蔽,不要看邮件,不要打电话,不要看社交软件。

ž 能不开会就不开会

如果你的公司开会比较频繁,那你最好认真想想是不是每一个会你都必须到场。很有可能有一些会,你不在也没什么关系的。如果是一定要出席的会议,那就看能不能安排在适合你的时间段(参考上面的分割时间段)。在这一点上,你可以打着“敢想敢说”的大旗。如果你一直不问不说,你永远也不会知道有没有可能。

ž 最好不要卷进突发事件里

处理所谓“突发事件”其实很心累,尤其是那种不立即处理就会造成“严重后果”的突发事件。

当你再遇到这种事情的时候,你可以召集同事们一起分析一下,现在这个环境下什么是马上要做的,什么是不紧急或者不那么紧急的。你可以更主动去掌控整个事情,而不是被动地回应和处理,也可以积累经验减少类似事情的发生。

ž 负担太重的时候先分出轻重缓急

和你的老板/上级面对面聊一聊,分出当前这一堆工作的优先次序来。然后你就可以按照上面说的安排时间,必要的话推掉几个会,或者下班之后把工作带回家里继续。

这里说的是事情太多的时候的处理办法。可能有些人的公司里,每一个员工都是身兼数职,又或者有人临时走开了,TA的工作就堆到了你身上。这里说的不是你没有管理好时间所以造成了工作堆积的情况。

ž 底线:不要指望别人明白你已经负担很重了,你要说出来别人才知道。

如果老板的安排前后不一致,你要去问才能确认。安排变化经常都很让人沮丧泄气。有时候你做到一半了,被告知要在另外一个方向从头做起。本来手头上的这件事情才应该是最先处理的,忽然又出现好多其它所谓“更重要”的事情。但是过了一会儿,上级又改主意了,还是原来的那件事情要最先做完。

如果你遇到了这种情况,一定要问清楚确认好所有事情的先后次序。

如果你的同事没有承担起TA的责任,那就好好沟通,不要打小报告或者搬弄是非。

举个例子,你可以群发邮件给团队里的所有人,同时抄送给你的老板,询问每个人的工作进度。所有事情都写得清清楚楚的话,也就不会有太多节外生枝。

如果当时的情况没办法发邮件,那就面对面和同事们谈。再说一遍,说出来很重要!

ž 改变结果的唯一有用的方法是改变你的态度。

不要指望其他人改变。在低效率的工作环境中要想做到高效工作,必须就你自己的需求去多沟通,要说出来你的想法。

这是了解你可以调用什么资源,有多大的自由的唯一方法。

说出你的想法还可以顺便提升自信心和自我效能感,在要求自己需要的东西时也会更加从容。整个世界会开始朝着你想要的方向发展,而不是处处和你作对。想法就是全部。不要以为其他人可以明白你在经历什么,更不要妄想你什么都不做事情也会有变化。

所有的改变都是先从自身开始的。