看板管理——极简主义者的效率法


网络上和书店里都有很多介绍各种各样时间管理方法的攻略和书籍,这些方法不外乎列出待办事项清单,或者就借助复杂的算法和程序。他们的共同点就是,没什么用。所以我推荐个人看板管理方法。

看板管理诞生于丰田公司的生产线,丰田依靠看板,成功地在保证产品质量的前提下节约了生产成本。个人看板管理就是从这种统筹组织的看板发展而来的。显然你的生活不是工厂的生产线,所以个人看板会更加灵活,更能适应充满变化的生活和目标。

个人看板有两个宗旨。一是通过图解任务的方式来让你的工作流程视觉化。于是你同时可以把握当下需要做的事情和确定接下来的工作。同单纯呈现出小山似的等着你去完成的事情不同,看板可以帮助你衡量每件事情的重要性和紧急程度。二是看板限制你同时进行的工作的数量,其实根本没有必要增加超出你实际处理能力的工作量。

因为个人看板是数据化工作流程的一个工具,所以如果你把它放在电脑上,最好是放在一个你随时随地都可以看到的平台上。

看板管理方法的第一步是画三个或者以上的栏目,每个栏目代表进程的每个不同阶段。比如一共画出三栏,分别是“未完成”“进行中”和“已完成”,分别代表还没有开始的任务,正在做的任务和已经完成的任务。随着任务一个一个完成,你会看到他们会按顺序一栏一栏地转移。

第二步是把你所有未完成的目标写下来,做成一个待办事项清单的样子。

第三步是根据你的实际情况,设定你一次可以同时处理的工作项目数量。值得注意的一点是,一次处理太多支线并不能让人变得高效。如果你尚未清楚你自己的能力和极限,可以先随便选择一个数字——三或者四之类——然后在实践中找到最适合自己的数量。

第四步,从清单里选出最重要最紧急的任务,放进你的工作流程里。这一个步骤就相当于把这些任务放进“未完成”那一栏。

第五步,随着时间的推移,你的工作会一个个地从“未完成”转移到“进行中”,当你手头上没有正在处理的工作时,就把“未完成”那一栏里的任务转移到“进行中”那一栏。

第六步,处理“进行中”栏目里面的工作,这个时候可以说你的行动才刚刚开始。

当一项工作完成的时候,记得要把它转移到“已完成”那一栏,这可以算得上是一种可喜的工作反馈。实际上,“已完成”那一栏非常重要,作用也不仅仅是给你鼓励和安慰。心理学家发现,人会牢牢记住有什么还没干,经常会忘记有什么已经做过了。“已完成”这一栏的意义就在于避免重复劳动,掌握好整个工作进程。

个人看板让你变得高效的原因就在于限制了你待办事项清单上的任务数量。它让你看清自己的实际能力,为自己安排合理的一次性工作量,避免了很多问题的发生。同时,个人看板也帮助把控你的事项和管理你的时间。你的所有决定和进展,看板都会有及时的反馈,你也可以根据实际情况的变化做出及时的调整。

麻省理工在三组需要交论文的学生中做了一次实验。这三组学生的最后期限不一样。第一组有一个非常清晰的截止日期。第二组可以自行选择,第三组则被告知可以这学期内任意时间上交。结果是第一组学生的分数最高,第二组次之,没有明确期限的第三组成绩最差。

期限可以是驱动力的重要组成部分,因为大家都很喜欢通过按照最后期限来划分事情的轻重缓急。

很多人认为工作和生活是分离的,但是实际上,他们紧密相连,为了实现你的所有目标,你必须给予这两者同等的地位。个人看板可以帮助你做到。它帮助你安排你的任务,并且通过表格简洁呈现出来,从而让你可以计划,监督和执行所有任务