Saturday, April 8, 2017

极简邮件


在探究CEO究竟是什么样的邮件风格之前,我们必须先了解CEO每天的工作状态。CEO要处理的事情非常多,五百强企业和创业公司的CEO都一样。而全球经济形势的瞬息万变像鞭子一样不断抽动着他们脑海中的陀螺,每一分一秒都不容儿戏。所以不管他们是写邮件还是看邮件,冗长拖沓的文字都会浪费他们的时间,增加沟通成本和负担。言简意赅,直达重点是他们最鲜明的风格。

外部邮件:直接不等于没礼貌,礼貌不等于绕圈子

如果你是第一次联系这位CEO,那么格式排版的规整程度会影响CEO对你的印象。如果你之前和CEO联系过,那就尽量把最近联系的那封邮件翻出来接着后面写,这样即使CEO一下子没有想起来你是哪位,也可以从历史记录中找到线索。尽管以前联系过可以算得上是“认识”,但是未必真的跟你这么熟。开头简短的问候句子,比如“Hope all is well.”,作用和气垫一样,里面什么也没有,但是可以有效减少摩擦。

如果你的邮件20秒还读不完,还不知道你的意图,那就不要发了,毕竟大家都很忙。写得跟小说一样的邮件需要看超过一遍才能筛选出重点和有用信息,这是非常低效的。

内部邮件:更像短信,无需漂亮

在企业内部,尤其是部门内和团队内,邮件往来和短信很像,主要目的是交流工作进度和工作情况,内容即时简洁和发短信一样说清楚了就可以,无需铺垫和客气。

在和同事交流沟通的过程中,邮件连称呼之类的格式都可以不要,甚至不需要主语,比如“Will do.”“Will send over a draft by the end of the day.”。

想要写出CEO风格的邮件,一个很有用的方法就是,让自己以为邮件和推特一样有字数限制。你实践得越多,你就越擅长遣词,从而每周都可以节省下原本用于回复长邮件的时间。​​​​